鍋碗瓢盆的點滴生活

但是該銀行的資訊長，並沒有因為這樣的事件完滿地落幕而鬆了一口氣，反而想著：當初花了幾千萬建置的員工入口網站（Employee Portal）、客戶入口網站（Customer Portal），並沒有辦法讓公司可以很快速從這些Portal找到這些內部的資訊和文件、和找出當時對外網站的網頁資訊。而且網路行銷單位如果要上線進行促銷，都要透過人工流程請資訊單位進行上下架開發，並沒達到當初建構Portal預定達到的目的和效益。結果到頭來，還是要藉由許多人工調閱的方式，才能把「內部作業流程的書面資料」、「個人電腦裡的檔案」把資料找出來，為什麼呢？資訊長苦惱地思索著。

忽視「Technology + Content + People + Process」，無法達到Portal的效益

看了上述的狀況，不知道讀者們是不是也跟這位資訊長身同感受，當初在公司砸下幾百萬到上億的成本和人力成本開發Portal，結果發現效果遠遠落後於當初對Portal的期望！甚至發現在Portal一些部門專屬的分類中，一個文件都沒有？或是有資料，但都已經過時、或是否正確？這樣的狀況，你如何期望員工透過員工入口網站去尋找有價值的資訊，進一步再分享給其他同事呢？

一般企業建構「員工入口網」的立意，就是要達到：促進文件分享、進行知識管理、提昇工作效率和品質、節省工作成本、進而增加公司收益，但是大多數的個案實施結果都不盡理想。基於我多年建置Portal和企業內容的經驗，我認為主要的原因，是因為在建置Portal的過程中太側重於技術觀點（Technology），專研於Portal的技術研究與整合，忽略業務單位的實務需求，忘了Portal內在的本質『內容』（Content），另外在執行推廣時，未周全考慮從使用者（People）的觀點出發為基礎，去設計出符合業務單位日常實際應用的流程（Process）進行導入，才導致整體Portal的效果不彰。

沒有『內容』（Portal目的），Portal只是空殼

為什麼說『內容』在Portal很重要呢？因為Portal的產品是主要提供外在的「皮」和「骨架」，而內容則是提供內在的『肉』，如果只有「皮」沒有「肉」，如何吸引企業的員工來使用？這也就是許多企業建置Portal時，資訊部門獨自熱心地再推廣，但是其他單位的使用者興趣缺缺的主因，因為員工找不到所要的內容（資訊、文件）、對其業務沒有直接的幫助。例如：某高科技廠商在建構員工入口網時，為避免此根本問題的發生與影響規劃方向，在專案前置階段就先定義出『什麼是XXX的知識內容？』，再把這些內容以業務角度的方式儲存、進行分類，並建構員工入口網上。另外許多知識導向的高科技業，還會不時重新審視產業和公司的內容管理格式和需求，以快速反應市場激烈競爭的速度。

這也正是近年來許多公司Portal的建置，會搭配「企業內容管理軟體」，協助整理企業內容的彙整、分類、並經過審核機制分佈，在Portal所儲存有價值的內容分享給員工，員工能夠有效地運用這些內容，支援其業務有效率、和有品質的執行。例如：國泰金控即以其『金控員工入口網』進行內容的授權管理、知識分類、審核、和分享應用，就是不希望各子公司各為孤島，而是以『金控』的角度在整理和分享金控集團的重要內容，希望透過此內容管理平台可以充分發揮金控合併的具體綜效。

另外在建置公司的Portal，是不是一定選擇市場上名為的「Portal」產品？或利用應用伺服器(Application Server)開發類似的介面？我建議這要看企業需求和系統複雜度而定，畢竟所有企業的Portal都會進行客製化，就要看你們企業用不用到這些已開發完成的Portal架構性基礎元件，加速開發上線的速度。

建立「Right People, Right Time, Right Content」的Portal

因此在建立所謂的Portal前，根本的問題先去找出業務單位要的『牛肉』（有價值的內容、需求與期望），從業務支援的角度出發去設計Portal，根據其使用經驗進行推廣、收集與分享內容，這樣所有的員工才在處理日常工作時自然而然地使用Portal，真正協助其基本的業務執行、進而提昇公司整體效率和競爭力，真正達到Portal的終極目標－『提供給適當的人在適當的時間取得適當的內容』（Right People, Right Time, Right Content）。